Términos y Condiciones
SUFACTURA S.A., identificada con NIT. 805.019.490-1 (de ahora en adelante “SUFACTURA”), crea su Sistema de Negociación SEN-SUFACTURADIGITAL la cual se despliega a través de la Plataforma SEN – SUFACTURADIGITAL y por medio del cual proveemos infraestructura, servicios, sistemas, mecanismos y/o procedimientos electrónicos para realizar actividades de intermediación entre los tenedores legítimos y los potenciales compradores de facturas electrónicas de venta como título valor (FEVTV) y/o documentos de contenido crediticio.
De este modo, a través de plataforma, SEN – SUFACTURADIGITAL adelanta la gestión de intermediación con el fin de poner en contacto a dos puntas, no obstante, serán las partes quienes celebrarán las negociaciones de las FEVTV o las cesiones de los documentos de contenido crediticio.
Por lo antes expuesto, el presente documento establece los términos y condiciones de funcionamiento de la Plataforma SEN – SUFACTURADIGITAL constituyéndose cómo el contrato de prestación de servicios tecnológicos que se suscribe con cada cliente una vez se vincula a esta.
Anexo técnico de factura electrónica de venta como título valor: Contiene la relación e índice que describe las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la habilitación, generación, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y los documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta como título valor; así como de los demás sistemas de facturación.
Carga de archivos/documentos: Es la transmisión o transferencia de archivos de un ordenador o un dispositivo móvil a la Plataforma a través del canal de comunicación seguro de la plataforma con el cliente.
Cesión Electrónica de Derechos Económicos: Hace referencia a las operaciones que involucran la Transferencia de los Derechos Económicos incorporados en la Factura Electrónica de Venta, que hace el VENDEDOR al COMPRADOR o a la persona que éste último designe.
Circulación: Es la Transferencia de la Factura Electrónica como Título Valor aceptada, tácita o expresamente por el emisor/deudor, que se realiza mediante el endoso electrónico del tenedor legítimo o por cesión de derechos económicos.
Código único de documento electrónico (CUDE): Código único de documento electrónico.
Código Único de Factura Electrónica (CUFE): Código único de la factura electrónica.
Comprador: Persona natural o jurídica que adquiere la FEVTV o la cesión de derechos económicos de documentos de contenido crediticio a través de la plataforma SEN- SUFACTURADIGITAL.
Derecho Económico: Corresponde al crédito incorporado en la Factura Electrónica de Venta y/o documentos de contenido crediticio, a favor del Tenedor Legítimo o del Comprador, según corresponda.
FEVTV: Factura electrónica de venta como título valor.
Vendedor: Es el cliente registrado en la Plataforma que vende la FEVTV o cede los derechos en los documentos de contenido crediticio al comprador, a través de la modalidad de negociación directa.
Endoso Electrónico: Es un mensaje de datos que hace parte integral de la FEVTV, y/o documentos de contenido crediticio, mediante el cual el tenedor legítimo o su(s) representante(s) realiza(n) la transferencia electrónica de los derechos contenidos en la misma, al endosatario, en este caso al Comprador o a quien este designe.
Evento: Es un mensaje de datos que se registra DIAN- RADIAN, asociado a una FEVTV, que da cuenta ya sea de su aceptación, el derecho incorporado en ella o su circulación. (Decreto 1154 de 2020).
Pagador: Persona natural o persona jurídica obligada a pagarle al legítimo tenedor el derecho de crédito de una FEVTV y/o documentos de contenido crediticio.
Plataforma: SEN-SUFACTURADIGITAL que es la infraestructura, servicios, sistemas, mecanismos y/o procedimientos electrónicos que provee SUFACTURA para realizar actividades de intermediación entre los tenedores legítimos y los potenciales compradores de la factura electrónica de venta como título valor.
Registro de Factura Electrónica de Venta como título valor - RADIAN: Es la plataforma administrada por la DIAN que registra los eventos asociados a la FEVTV, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 5º del artículo 616 – 1 del Estatuto Tributario, o la norma que lo adicione, modifique o complemente.
Validación previa de la factura electrónica de venta: Procedimiento electrónico que se le hace a la factura, notas débito y crédito electrónicas generadas y transmitidas a las DIAN para verificar que cumplen las condiciones, necesarias para la negociación, así como, los términos y mecanismos técnicos que tecnológicos, definidos para los eventos que se registran ante la DIAN para el proceso de recepción de las facturas electrónicas de venta.
Valor de compra: Corresponde al valor de la transacción.
- Cliente: Es aquella persona que, habiendo completado su proceso de vinculación, podrá desarrollar la negociación a través de la plataforma. Este último puede tener dos tipos de funciones: (i) Vendedor; y (ii) Comprador.
- Cliente Comprador: Persona natural o jurídica que se registra en la Plataforma a título de Comprador, para efectos de comprar una o varias FEVTV y/o documentos de contenido crediticio.
- Cliente Vendedor: Persona natural o jurídica que se registra en la Plataforma a título de Vendedor, para efectos de ofrecer en venta una o varias FEVTV y/o documentos de contenido crediticio.
Definición de Permisos según perfil
Las funciones asignadas por defecto se relacionan a continuación:
- Enviar facturas a DIAN para validación previa.
- Realizar la oferta de venta al Cliente Comprador
- Cargar facturas en el sistema SEN - SUFACTURADIGITAL
- Activar o desactivar facturas para la venta.
- Realizar la aceptación o el rechazo de la oferta de venta.
- Suministrar soportes de los giros.
SUFACTURA presta el servicio de corretaje de FEVTV, y/o documentos de contenido crediticio, mediante un Sistema Electrónico de Negociación - SEN SUFACTURADIGITAL - para que tanto el Cliente Vendedor como el Cliente Comprador, puedan negociar las FEVTV y y/o documentos de contenido crediticio y registrar los eventos asociados a la misma ante el RADIAN.
Nuestro Sistema Electrónico de Negociación -SEN SUFACTURADIGITAL - tiene 3 etapas de funcionamiento:
Para acceder al portafolio de servicios que ofrece SUFACTURA, los Clientes deben completar un proceso de vinculación en la Plataforma, registrándose a título de Cliente Comprador o Cliente Vendedor y así iniciar el proceso de oferta de negociación y compra de FEVTV dentro de la Plataforma.
Para los anteriores efectos, sin importar si es Cliente Vendedor o Cliente Comprador, deberá:
- Realizar el registro de información del cliente, persona natural o jurídica;
- Suministrar la información solicitada por SUFACTURA para realizar el proceso de validación de SAGRILAFT.
- Realizar la vinculación y firma de los siguientes documentos legales:
3.1. Contrato de corretaje: SUFACTURA – CLIENTE VENDEDOR Y SUFACTURA – CLIENTE COMPRADOR: SUFACTURA dado su especial conocimiento en el mercado, presta lo servicios de corretaje poniendo en contacto a través de su Plataforma tecnológica al vendedor de las FEVTV y/o documentos de contenido crediticio, en los cuales se incorporen derechos de crédito con el Cliente Comprador que están interesadas en adquirirlas, para que realicen de manera directa las negociaciones con el Cliente Vendedor Para tales efectos, tanto el Cliente Comprador, como el Cliente Vendedor deberá suscribir el correspondiente Contrato de Corretaje con SUFACTURA, quien actuará cómo simple corredor de las partes.
El Cliente Vendedor presenta Oferta Mercantil de Venta y el Cliente Comprador la acepta: Una vez sean puestos en contacto a través de la Plataforma de SUFACTURA y con ocasión de los contratos de corretaje suscritos con SUFACTURA, las Partes, realizan las siguientes operaciones:
El Cliente Vendedor presenta oferta mercantil de venta en todo o en parte de las FEVTV o los documentos de contenido crediticio.
El Cliente Comprador por su parte, revisa la oferta mercantil de venta presentada por el Cliente Vendedor y si es de su interés acepta la oferta de las FEVTV o los documentos de contenido crediticio ofertados, para lo cual suscribirá la aceptación de la oferta mercantil de venta, de conformidad con lo establecido en el artículo 854 del Código de Comercio.
La vinculación en la Plataforma es un proceso completamente automatizado y digital, es decir, los clientes no deben llenar formularios físicos de ningún tipo ni realizar trámites de manera presencial.
En caso de persona jurídica, es necesario mencionar que solo el representante legal de una empresa, o el administrador autorizado de una sucursal, que esté debidamente facultado por la sociedad, puede registrar la información de una empresa o sucursal y suministrar la documentación requerida para realizar la negociación y posterior circulación de la factura electrónica.
Para la vinculación del representante legal, se realizará una validación del correo el cual se encuentra dentro del Certificado de Existencia y representación. Una vez identificado, se enviará un código de vinculación al correo para su aceptación. Para registrar una compañía en el sistema, la plataforma le solicitará al cliente el NIT de la empresa. Si la empresa ya está creada en SUFACTURA, el sistema le arrojará inmediatamente este resultado y lo invitará a hacer parte de la empresa bajo el perfil de Empleado. Este cliente solo podrá hacer uso de la plataforma una vez el representante legal de la empresa a la que se vinculó lo autorice a través de la plataforma y le otorgue los permisos que correspondan. Cuando la empresa no se encuentra en la base de datos de la plataforma, y el cliente que realiza la vinculación es un empleado, el sistema le solicitará al cliente, los datos de contacto del representante legal de la compañía; un correo electrónico es enviado de manera automática al representante legal invitándolo a iniciar el proceso de vinculación de la empresa en SUFACTURA.
Si él no ha sido creado previamente en la plataforma, el sistema le permite continuar al formulario de vinculación, en donde se le solicita que relacione la información y adjunte los documentos requeridos por la plataforma.
Ya sea persona natural o jurídica, el cliente debe inscribir el correo electrónico que desee vincular a la cuenta, un e-mail de verificación es enviado al correo electrónico del cliente y sólo podrá continuar con el proceso una vez haya verificado su cuenta de correo.
SUFACTURA exige la actualización de determinados documentos al menos una (1) vez al año. La Plataforma envía una alerta a cada Cliente cuando su documentación deba ser actualizada o se encuentre próxima a vencer, si el Cliente no actualiza sus documentos su cuenta se desactivará hasta que realice la actualización. El perfil del cliente que ha actualizado su documentación queda nuevamente pendiente por verificar hasta que el sistema realice la validación correspondiente.
El proceso de venta se realiza por medio del Cliente Vendedor, quien deberá llevar a cabo los siguientes pasos:
- El Cliente Vendedor, deberá proveer toda la documentación que le sea solicitada por SUFACTURA, que garantice al menos, la entrega de información como, pero sin limitarse: (i) CUDE; (ii) CUFE; (iii) Nombre del Emisor; (iv)Nombre del Pagador; (v) Fecha de Emisión; (vi) Fecha de Vencimiento; (vii) Fecha de pago; (viii) Valor Neto; y (ix) Forma de Pago. Dicha información, definirá los derechos contenidos en los títulos valores y/o documentos de contenido crediticio a ofertar.
- Presentada la documentación requerida, el Cliente Vendedor procederá a la carga de los FEVTV o documentos de contenido crediticio, ya sea por medio de XML y/o el Documento específico o en el formato que sea indicado por SUFACTURA.
- Realizadas las validaciones de los derechos contenidos en las FEVTV o documentos de contenido crediticio, se habilita la oferta por medio de la Plataforma. En este caso, el Cliente Vendedor realizará la “OFERTA MERCANTIL DE VENTA” en la cual se obliga a vender, transferir mediante endoso irrevocablemente al Cliente Comprador, o a la persona que éste determine, en todo o parte los derechos contenidos en las FEVTV o documentos de contenido crediticio.
El proceso de compra se realiza por medio del Cliente Comprador, quien deberá llevar a cabo los siguientes pasos:
- El Cliente Comprador, por medio de la Plataforma, tiene acceso a todas las ofertas de venta de FEVTV y/o documentos de contenido crediticio que realizan los Clientes Vendedores en la Plataforma. En caso de que alguna oferta sea de su interés, podrá revisar cada una de las características de los derechos contenidos en las FEVTV o documentos de contenido crediticio.
- Realizado su análisis, si es de su interés, podrá dar “Click” y así realizar la aceptación de la oferta de venta presentada por el Cliente Vendedor, de conformidad con lo establecido en el artículo 854 del Código de Comercio.
- Realizada de forma expresa la aceptación de oferta de venta, se generará la documentación de compra, en la cual se expresa la conformidad de las condiciones de negocio, así como la aceptación del cliente, la instrucción del endoso, el giro y el pago de la FEVTV y/o documentos de contenido crediticio, a favor SUFACTURA. Este último puede ser descargado por medio de un PDF.
- Perfeccionada la aceptación de oferta de venta, se registrará la compra en el histórico del Cliente Comprador. De esta forma, podrá verificar y consultar cada negociación efectivamente realizada, dentro de la Plataforma.
- SUFACTURA tiene derecho a modificar el sitio web y su contenido, sin necesidad de consentimiento de los Clientes registrados en el sistema siempre que lo considere necesario.
- SUFACTURA tiene derecho a solicitar la información que requiera para completar el proceso de registro de los clientes y en general, cualquier información que requiera para la correcta ejecución del servicio.
- SUFACTURA se reserva el derecho de comunicar al cliente las causales por las cuales su perfil ha sido bloqueado.
Deberes de SUFACTURA y la Plataforma
- SUFACTURA tiene el deber de informar a los clientes registrados en el sistema siempre que haya una modificación en los presentes Términos y Condiciones. En el caso de alguna modificación, esta será reportada a los clientes y pasados tres (3) días de la notificación sin que exista pronunciamiento alguno, se entenderá aceptada por los mismos.
- SUFACTURA asegura que permanezca la trazabilidad de las actividades de intermediación entre el Cliente Vendedor y Cliente Comprador de las FEVTV, y/o documentos de contenido crediticio, realizadas en su Plataforma electrónica y los eventos que se generen con ocasión de ésta.
- SUFACTURA tiene el deber de tratar los datos personales de los clientes registrados en la Plataforma, de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales y de conformidad con la autorización al tratamiento de datos que da el cliente.
- SUFACTURA ha establecido medidas administrativas y de organización efectivas con el propósito de prevenir, administrar y revelar conflictos de intereses.
- SUFACTURA ha establecido procedimientos orientados a consultar, documentar, prevenir y alertar a las autoridades competentes sobre la posible utilización, directa o indirecta, de las operaciones que registren en el RADIAN como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.
- Los deberes de SUFACTURA, con ocasión al contrato de corretaje, son de medio y no de resultado y, por esta razón, no asume responsabilidad frente a las obligaciones contraídas entre el Cliente Vendedor y el Cliente Comprador ni por el pago de las FEVTV o los documentos de contenido crediticio adquiridas por el Cliente COMPRADOR.
Derecho de los Clientes
- Es derecho de los clientes recibir apoyo integral y oportuno frente a cualquier inquietud sobre el uso de la Plataforma, Reglamento de la Plataforma y Términos y condiciones.
- Consulta de la información.
Deberes de los Clientes
- Es deber de los Clientes, registrar en la Plataforma información verídica y documentos reales que correspondan a su identidad.
- Es deber de los clientes, abstenerse de utilizar la plataforma SUFACTURA para la realización de actividades ilícitas, en especial aquellas relacionadas con el lavado de activos, la captación masiva y habitual de dineros del público sin estar autorizado para ello y la financiación del terrorismo.
- Es deber de los clientes, actualizar su información y documentación cuando así sea requerido por parte de la Plataforma.
- Es deber de los clientes contar con el hardware y software compatible con la Plataforma, al igual que contar con el acceso a Internet a su propio costo y riesgo, necesario para el uso adecuado de la Plataforma.
- El cliente entiende que la gestión de SUFACTURA es de medio y no de resultado, por ende, no asume responsabilidad frente a las obligaciones contraídas entre el VENDEDOR y el COMPRADOR, ni por el pago de las FEVTV o los documentos de contenido crediticio adquiridas por el COMPRADOR.
El Cliente podrá ser bloqueado en la Plataforma si este incurre en una o más de las siguientes causales:
- En el caso en que la información suministrada por el cliente sea falsa, inexacta, errónea o poco fidedigna, aun cuando el sistema ha solicitado más información al respecto.
- En el caso en que el cliente cargue a la Plataforma documentación falsa o que no corresponde a su identidad.
- En el caso en que un cliente haga caso omiso de la solicitud de información adicional o actualización de documentación por parte de SUFACTURA, en un término no mayor a tres (3) días.
- En caso de uso no autorizado o indebido de la Plataforma, es decir, que se atribuya facultades que no corresponden a su perfil o en caso de utilizar el sistema para usos no establecidos en los Términos y condiciones.
- Por solicitud de una autoridad competente administrativa o judicial.
- En el evento en que el cliente incumpla las obligaciones con su contraparte en una transacción o acuerdo por circulación de la factura electrónica.
- En el caso en que el cliente incurra en una infracción de las obligaciones adquiridas en cualquier documento que requiera su aceptación.
- En el evento en que sea evidenciado que los clientes transan las facturas registradas en el sistema por fuera del mismo, previo acuerdo de las condiciones dentro del Sistema de Negociación - SEN - SUFACTURADIGITAL.
La Plataforma garantiza la conservación de la información y la trazabilidad de las actividades de intermediación entre los tenedores legítimos y los compradores de la factura electrónica de venta como título valor, mediante la adopción de mecanismos de control y salvaguardia de sus sistemas informáticos y la implementación de planes de contingencia o sistemas de respaldo que mitiguen la ocurrencia de fallas operativas o tecnológicas.
Sin embargo, no se responsabiliza por:
- Cualquier daño, perjuicio o pérdida al cliente, causados por fallas en el sistema, en el servidor, en Internet o en el sitio web de la Plataforma, los cuales no sean oponibles a sus servicios prestados por SUFACTURA.
- Perjuicios que pueda sufrir el cliente, como consecuencia de fallas técnicas, de comunicaciones, transmisión de datos, fallas en el computador o cualquier otra falla ajena, imputables al cliente.
- El uso continuado del sitio web de la Plataforma, cuando se presente por dificultades técnicas o fallas de Internet, o por cualquier otra circunstancia ajena a SUFACTURA.
- SUFACTURA procura que toda la información contenida, sea verificada, pero tratándose de información directamente suministrada por los clientes, no se garantiza la exactitud, integridad, confiabilidad o vigencia del material, conexiones, o del resultado que se obtenga del uso del Sitio y de sus servicios.
Los clientes se obligan a no utilizar los servicios ofrecidos por la Plataforma para fines ilícitos, así mismo, se abstendrá de utilizar los medios puestos a su disposición, para la prestación del servicio para:
- Crear o tratar de crear una identidad falsa con el propósito de engañar a las partes o a terceros respecto a la identidad del remitente o del origen de sus mensajes.
- Transmitir o cargar archivos que contengan virus, caballos de Troya, gusanos, bombas de tiempo, robots de cancelación de noticias, o cualesquiera otros programas perjudiciales, maliciosos o nocivos. Para lo anterior, SUFACTURA usara Firewalls y demás mecanismos de defensa contra este tipo programas perjudiciales o nocivos. Adicionalmente, realizar pruebas de vulnerabilidad cada cierto tiempo, en aras a evitar cualquier tipo de programas perjudiciales, maliciosos o nocivos.
- Transmitir o cargar materiales que contengan software u otros materiales protegidos por la legislación relativa a la propiedad intelectual, el derecho a la intimidad o a la propia imagen o por cualquier otra legislación o derecho aplicable;
- Interferir o interrumpir redes conectadas con el servicio o infringir las normas, directivas o procedimientos de dichas redes.
- Intentar obtener acceso de forma no autorizada a los servicios prestados a través de medios electrónicos, al igual que a cualquier sistema informático o red conectados con los servicios ofrecidos, a través de búsqueda automática de contraseñas o por cualquier otro medio, incluidos los que impliquen la utilización en cualquier forma de los implementos suministrados.
- Interferir con el uso o disfrute de los servicios por parte de otros clientes de otras personas o entidades.
- Obtener información de terceros, siendo entendido que si de cualquier manera accede a ella debe mantener la reserva del caso y responder por los perjuicios que cause la violación de esta.
- Realizar cualquier otro acto que pueda generar perjuicios a las partes.
Las partes se obligan a mantener y aplicar en sus transacciones y negocios los procedimientos, herramientas, sistemas y métodos eficaces para evitar que alguna parte sea sujeto de lavado de activos, y mantendrá indemne de todo perjuicio causado por tal situación.
Versión 23.02.2024